Is jouw onderneming klaar voor thuiswerken?

Als je medewerkers vanuit huis kunnen werken in moeilijke omstandigheden als Corona is het een goed teken voor je bedrijfscontinuïteit. In deze blog gaan wij vanuit onze ervaring in thuiswerken de voordelen en nadelen van thuiswerken op een rij zetten, daarbij geven je ook goede tips hoe dit te organiseren is in jouw onderneming. a

Thuiswerken: het verbeterd je onderneming in moeilijke omstandigheden.

Tijdens de persconferenties is er altijd geroepen, werk zoveel als mogelijk thuis. Ook wel ‘Remote Werken’ genoemd. Het wordt steeds normaler bij ieder bedrijf. Digitale tools hebben in deze tijd een goede slag gemaakt, en dan hebben we het nog niet over de cloud. Je kunt documenten zonder moeite vinden en zijn overal beschikbaar. Ook tools om in de cloud te werken worden steeds uitgebreider. Denk aan Microsoft 365 (Office 365) Je logt in met je eigen account en kunt direct aan het werk, ook vanaf thuis.

Momenteel is het zelfs al mogelijk om jouw gehele bureaublad in de cloud te gebruiken. Via een Online Desktop of Virtual Desktop omgeving log je in op je computer en kun je direct aan de slag. Ook weer overal waar je ook maar bent.

Uiteraard moet je wel naar de werknemer luisteren, maar vindt de werknemer thuiswerken geen probleem dan is dat een prima oplossing bij onvoorziene of aparte omstandigheden. Denk aan treinstaking, sneeuwval, of het coronavirus. Maar ook kinderen spelen een rol, is de medewerker zijn kind ziek dan kan je medewerker al gauw niet werken. Nu met het thuiswerken is dit wel mogelijk waardoor je toch de bedrijfscontinuïteit hoog houdt.

Voor- en nadelen van thuiswerken

Buiten onvoorziene gevallen als corona is thuiswerken nu normaal geworden en wordt het al gauw gezien als een normale arbeidsvorm. Toch zijn nog een hoop werkgevers er nog niet mee bezig, omdat ze niet weten wat het doet met de prestaties. Daarom is het toch nuttig om de voor-, maar ook de nadelen op een rij te zetten.

Wat zijn de voordelen?

• Minder files: Meer dan een kwart van de afgelegde kilometers in Nederland is woon-werk verkeer. Al zou dit zich zo doorzetten betekent dit dus dat in 2030 een rit van 50km meer dan een half uur langer duurt in de spits. Als je ze laat thuiswerken verliezen ze deze tijd dus niet, en komen ze niet te laat op hun werkplek aan.
• Kostenbesparend: Doordat er meer mensen thuiswerken heb je minder kantoorruimte nodig en je bespaard op de kilometerkosten van je medewerkers. Uit experimenten blijkt dat werknemers die vanuit huis werken de onderneming tot wel €1600,- jaarlijks kan besparen.
• Productiviteit: Meer dan 80% van de thuiswerkers zegt evenveel of zelfs meer uren te presteren dan op kantoor, slechts een klein percentage zegt minder te presteren dan op kantoor.
• Efficiënter: De reden komt dat de meerheid beter kan thuiswerken is door de afleiding van collega’s op kantoor. Thuis worden ze vaak minder afgeleid.
• Minder afwezigheid: Meer dan de helft van de medewerkers zal bij een verkoudheid, blessure, etc. zich minder snel afwezig melden. Daar is namelijk de werknemer op zijn plek en zijn de zorgen voor besmetting kleiner. Daarbij zou de werknemer even kunnen gaan liggen om er daarna volledig weer tegenaan te kunnen.
• Motivatie: Bij thuiswerken kunnen ze zelf de dagindeling bepalen, zo kunnen ze makkelijker hun werk/privéleven combineren. De concentratie verhoogt daarmee en heb je dus meer kans op succes.

Wat zijn de nadelen?

• Werk en privé moeilijk te scheiden: De verleiding is daarentegen erg groot om snel wat privé zaken tussendoor te doen. Vaak is er ook andere afleiding, spoelen in de keuken, stofzuigen of de kinderen die om aandacht vragen
• Vergaderen is lastiger: Net een belangrijk puntje die tijdens de vergadering besproken moet worden is toch wat lastiger dan persoonlijke vergaderingen.
• Niet iedereen is ervoor geschikt: Soms zijn medewerkers te snel afgeleid. De setting (thuis), de tools op hun computer en de sociale media kunnen zorgen voor een te grote ontspanning.
• Eenzaamheid: sociale contacten is belangrijk, als je thuis werkt is dit niet altijd mogelijk. Daardoor kunnen je medewerkers zich eenzaam gaan voelen en daardoor zich minder betrokken voelen bij je onderneming.

Waar begin als werkgever met thuiswerken?

Bij veel bedrijven is thuiswerken vanaf hede daags standaard omschreven in de arbeidsvoorwaarden, CAO of in het arbeidsreglement. Staat het bij jou er nog niet tussen dan kun je dit invoeren onder de volgende voorwaarden:

• Bij situaties van overmacht (treinstaking, quarantaine, sneeuwval, hevige weersomstandigheden) of persoonlijke omstandigheden als een ziek kind.
• Het werk wordt niet uitgevoerd op kantoor of in een bedrijfsgebouw, maar bij hem thuis of op een door hem gekozen plaats.
• De functie of bedrijfsactiviteiten moeten het wel mogelijk maken om thuis te werken
• De werknemer moet dit zelf goedkeuren. Als het bedrijf het afkeurt moet er een schriftelijk reden worden opgegeven.
• Onderling moet er akkoord gegeven worden over de bereikbaarheid, gebruik van apparatuur, kostenregeling, internetabonnement, elektriciteit, etc.

Zodra je dus thuiswerken voor je medewerkers wilt gaan aanbieden moeten de volgende punten standaard en duidelijk vermeld worden:

• Welke functies of activiteiten in aanmerking komen
• Wat de aanvraagprocedure is om thuis te werken
• Hoe de werknemer bereikbaar moet zijn, het gebruik van apparatuur en kostenregeling.

Wat zijn de tips als ik ga thuiswerken?

Net als op kantoor moeten jouw medewerkers altijd in de beste omstandigheden hun taak kunnen uitvoeren, jij als werkgever moet daar aan meehelpen om dat waar te maken. Hier zijn enkele tips:

• Maak bij voorkeur gebruik van de apparatuur van jouw bedrijf. Je eigen apparatuur is vaak beter, maar die van je bedrijf zijn beter beschermt met de nodige beveiligingsproducten.
• Zorg ervoor dat ieder device beschermt is met een wachtwoord. Bij voorkeur minstens 9 tekens lang. Maak darbij gebruik van een wachtwoordmanager als LastPass om wachtwoorden te generen.
• Versleutel alle data, niet alleen je harde schijf maar ook e-mails en documenten.
• Maak zoveel als mogelijk gebruik van 2FA (Tweestapsverificatie) voor elk systeem wat je gebruikt.
• Werk met veilige browsers als Firefox, Safari en Microsoft Edge. Zorg ervoor dat je extensies als Adblocker verwijderd, deze vormen een zwak punt in je beveiliging.
• Tablet, smartphone of laptop opladen op een gazamelijk punt? Doe dit niet met een herlaadkabel en geen Datakabel!
• Laat nooit je devices geopend en alleen achter!
• Maak gebruik van de “find my device” optie
• Maak geen gebruik van vreemde USB-drives of harde schijven.

Bij ClassICT regelen wij alles snel en zorgvuldig

Met de juiste voorbereiding is thuiswerken voor je medewerkers dus goed te doen. Als natuurlijk de activiteiten het toelaten. Thuiswerken kan namelijk zorgen dat in situaties als Corona jouw medewerkers toch kunnen werken en de continuïteit verzekerd blijft.

ClassICT heeft speciaal ontwikkelde clouddiensten waarmee jouw medewerkers hun kantoor altijd bij de hand hebben. Altijd en overal toegang tot bestanden, mail, agenda en meetings.

Ben je dus op zoek naar een thuiswerkplek waar jouw medewerkers altijd en overal kunnen werken? Kies dan voor ClassICT, wij zijn de partner in WEB, ICT, Telecom en Hosting diensten. En weten als geen ander hoe wij jouw kantoor kunnen ombouwen naar een digitaal kantoor.