Verantwoordelijke en Verwerker
In de privacy regelgeving, zoals de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) wordt onderscheid gemaakt tussen verantwoordelijke en een Verwerker. De verantwoordelijke is degene die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt en de Verwerker degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen. Iedere organisatie verwerkt voor eigen doeleinden persoonsgegevens, zoals de eigen klantenadministratie, financiële administratie of personeelsadministratie. Voor deze verwerkingen is de organisatie de verantwoordelijke. Als een dienstverlener voor derden persoonsgegevens verwerkt, zoals een administratiekantoor of een cloud dienstverlener, dan geldt deze dienstverlener voor deze verwerkingen als Verwerker ten opzichte van de opdrachtgever. De verantwoordelijke dient aan de volledige privacy regelgeving te voldoen. De Verwerker moet zich met name houden aan de (schriftelijke) aanwijzingen van de verantwoordelijke en mag de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken. Overigens is het onderscheid lang niet altijd eenduidig en kan een Verwerker in bepaalde gevallen tevens verantwoordelijke of medeverantwoordelijke zijn. Als een Verwerker voor eigen doeleinden de persoonsgegevens verwerkt die hij heeft verkregen in het kader van zijn dienstverlening aan derden – bijvoorbeeld voor het maken van analyses ter verbetering van zijn eigen dienstverlening – geldt de Verwerker voor die verwerking als verantwoordelijke.
Wettelijke verplichting
Indien een organisatie (ICT)werkzaamheden uitbesteedt waarbij persoonsgegevens worden verwerkt door de dienstverlener, zoals bijvoorbeeld de cloud werkplek, zal de uitbestedende organisatie een Verwerkersovereenkomst moeten sluiten met de dienstverlener. Deze verplichting vloeit voort uit artikel 14 lid 2 en lid 3 Wbp. De Autoriteit Persoonsgegevens (dan wel College Bescherming Persoonsgegevens) heeft in hoofdstuk 4.2 van de CBP Richtsnoeren Beveiliging van Persoonsgegevens aangegeven welke afspraken in ieder geval in een Verwerkersovereenkomst dienen te worden opgenomen.
Naast de wettelijke definities hebben de volgende termen de volgende betekenis:
2.1 Verantwoordelijke wordt ten aanzien van de Persoonsgegevens beschouwd als Verantwoordelijke in de zin van de Wbp en Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Verwerker is Verwerker in de zin van de Wbp en Verwerker in de zin van de AVG.
2.2 Verwerker en Verantwoordelijke verstrekken elkaar over en weer tijdig alle benodigde informatie om een goede naleving van de geldende privacywet- en regelgeving mogelijk te maken.
3.1 De producten en diensten van Verwerker zijn in basis geschikt voor de verwerking van persoonsgegevens. Hierbij is geen rekening gehouden met handelingen die door Opdrachtgever worden uitgevoerd nadat het product of de dienst door Verwerker is opgeleverd; het aanpassen van instellingen, installeren (en/of foutief configureren) van software et cetera kan een beveiligingsrisico opleveren. Voor dergelijke zaken waar Verwerker geen invloed op heeft, ligt de verantwoordelijkheid uitsluitend bij Verantwoordelijke. Bij de producten en diensten van Verwerker is geen rekening gehouden met de verwerking van bijzondere persoonsgegevens, of om gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten mee te verwerken. Verwerken van deze gegevens met de producten en diensten van Verwerker door Verantwoordelijke is ter eigen beoordeling door Verantwoordelijke.
3.2 Verantwoordelijke zal de Persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving verwerken. Verwerker zal de Persoonsgegevens niet voor andere doeleinden of op andere wijze gebruiken dan voor het doel waarvoor de Persoonsgegevens zijn verstrekt of haar bekend zijn geworden.
3.3 Verwerker zal de Persoonsgegevens uitsluitend verwerken op basis van de schriftelijke instructies van Verantwoordelijke in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst en de verleende Diensten, dan wel in verband met een wettelijke verplichting.
3.4 Verwerker zal de Persoonsgegevens niet aan een Derde verstrekken, tenzij deze uitwisseling plaatsvindt in opdracht van Verantwoordelijke in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst of wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
3.5 Verwerker draagt er zorg voor dat de Persoonsgegevens niet buiten de EER worden verwerkt, tenzij Verantwoordelijke daar schriftelijke toestemming voor heeft gegeven.
4.1 Verwerker houdt de Persoonsgegevens die zij verwerkt in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst geheim en zal alle nodige maatregelen treffen om geheimhouding van de Persoonsgegevens te verzekeren. Verwerker zal de verplichting tot geheimhouding tevens opleggen aan haar personeel en alle door haar ingeschakelde personen.
4.2 De in dit artikel bedoelde geheimhoudingsplicht geldt niet indien Verantwoordelijke uitdrukkelijk schriftelijk toestemming heeft gegeven om de Persoonsgegevens aan een Derde te verstrekken, of een wettelijke verplichting bestaat om de Persoonsgegevens aan een Derde te verstrekken.
5.1 Verantwoordelijke zal in overeenstemming met de geldende wettelijke regels de beveiliging van de Persoonsgegevens waarborgen en daartoe passende technische en organisatorische maatregelen treffen.
5.2 Verwerker zal in overeenstemming met de geldende wettelijke regels technische en organisatorische maatregelen treffen, in stand houden en zo nodig aanpassen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. Om hieraan te kunnen voldoen zal Verantwoordelijke Verwerker informeren over de betrouwbaarheidseisen die op de verwerking van toepassing zijn en tijdig de benodigde informatie verstrekken in geval van wijzigingen in de verwerking van Persoonsgegevens.
5.3 Verwerker zal bij het treffen van beveiligingsmaatregelen rekening houden met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen.
5.4 Indien Verantwoordelijke een beoordeling wenst uit te voeren van een beoogde verwerkingsactiviteit in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst zal Verwerker alle redelijke medewerking verlenen om deze beoordeling in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving uit te kunnen voeren. Tevens zal Verwerker alle redelijke medewerking verlenen indien een voorafgaande raadpleging van de AP nodig is op grond van de geldende privacywetgeving. Verantwoordelijke zal Verwerker de in dit kader gemaakte redelijke kosten vergoeden.
5.5 In Bijlage 2 zijn de afspraken tussen Partijen vastgelegd over de concrete technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die Verwerker treft. Deze maatregelen worden periodiek geëvalueerd en indien nodig aangepast. Verwerkingsverantwoordelijke erkent dat zij de in Bijlage 2 opgenomen afspraken voldoende acht voor een passende beveiliging van de Persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende wettelijke verplichtingen.
6.1 In geval van een onderzoek door de AP of een andere bevoegde autoriteit zal Verwerker alle redelijke medewerking verlenen en Verantwoordelijke zo snel mogelijk informeren. Partijen zullen met elkaar in overleg treden over de wijze van optreden en de verdeling van de kosten.
7.1 Verwerker informeert Verantwoordelijke onverwijld nadat Verwerker kennis heeft genomen van een Beveiligingsincident met betrekking tot de verwerking van de Persoonsgegevens.
7.2 In geval van een Beveiligingsincident zal Verwerker alle redelijke maatregelen treffen om de gevolgen van het incident te beperken en/of een nieuw incident te voorkomen. Verwerker zal alle medewerking verlenen aan Verantwoordelijke om het beveiligingsincident te beoordelen en te kunnen voldoen aan haar eventuele wettelijke meldplicht en haar eventuele plicht tot het informeren van Betrokkenen.
7.3 Partijen leggen hun afspraken over de informatie-uitwisseling in verband met incidenten vast in een “Procedure Meldplicht Datalekken” in Bijlage 3. Deze bijlage kan ten allen tijde in overleg door Partijen worden gewijzigd. De bijlage zal in ieder geval worden aangepast indien de regelgeving omtrent de Meldplicht Datalekken of de uitleg daarvan wijzigt.
7.4 In geval van een Beveiligingsincident bij Verwerker dat leidt tot een meldplicht of een informatieplicht voor Verantwoordelijke, zal de melding of de informatieverstrekking in overleg met Verwerker door Verantwoordelijke worden verricht. Partijen zullen in goed overleg afspraken maken over de verdeling van de kosten die daarmee zijn gemoeid.
8.1 Indien Verwerker een verzoek of bezwaar van een Betrokkene ontvangt, zoals een verzoek om informatie, inzage, rectificatie, gegevenswissing, verwerkingsbeperking, overdracht van de Persoonsgegevens, stuurt Verwerker dat verzoek onmiddellijk door naar Verantwoordelijke.
8.2 Verwerker verleent Verantwoordelijke alle redelijke medewerking om ervoor te zorgen dat Verantwoordelijke binnen de wettelijke termijnen kan voldoen aan de verplichtingen op grond van de geldende wet- en regelgeving. De redelijke kosten voor deze medewerking zullen door Verantwoordelijke aan Verwerker worden vergoed.
9.1 Verwerker heeft bij de verwerking van de Persoonsgegevens de mogelijkheid om, Sub-Verwerkers in te schakelen.
9.2 Verwerker zal met de door haar ingeschakelde Sub-Verwerkers een overeenkomst sluiten die in overeenstemming is met de relevante wet- en regelgeving en deze Verwerkersovereenkomst. Verwerker zal in ieder geval iedere Sub-Verwerker contractueel de geheimhoudingsverplichtingen, meldingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen na laten leven met betrekking tot de verwerking van de Persoonsgegevens.
10.1 De zeggenschap over de Persoonsgegevens blijft volledig berusten bij Verantwoordelijke. Op verzoek van Verantwoordelijke en tegen vergoeding van de redelijke kosten zal Verwerker alle of een gedeelte van de Persoonsgegevens in gangbaar formaat ter beschikking stellen aan Verantwoordelijke.
10.2 Verwerker zal ervoor zorgdragen dat Verantwoordelijke te allen tijde toegang behoudt tot de Persoonsgegevens en zal in geval van een geschil tussen Partijen deze toegang niet blokkeren.
11.1 Indien een Partij tekortschiet in de nakoming van de Verwerkersovereenkomst is deze Partij aansprakelijk voor de schade en kosten die de andere Partij daardoor lijdt of heeft geleden.
11.2 Verwerker vrijwaart Verantwoordelijke voor boetes en/of dwangsommen van of namens de AP en/of andere bevoegde autoriteiten die aan Verantwoordelijke worden opgelegd en waarbij vast is komen te staan dat deze zijn toe te schrijven aan overtredingen van de geldende privacywetgeving door Verwerker met in achtneming van de genoemde beperkingen in artikel 11.1. Om een beroep te kunnen doen op deze vrijwaring is Verantwoordelijke gehouden om:
(i) Verwerker terstond op de hoogte te brengen van enig onderzoek of andere aanleiding die zou kunnen leiden tot een voornemen van een toezichthouder tot het opleggen van een boete of last onder dwangsom,
(ii) in samenspraak met Verwerker te handelen en te communiceren richting de toezichthouder én
(iii) tegen opgelegde boetes in bezwaar en/of beroep te gaan indien daar redelijkerwijs aanleiding voor is.
11.3 Verantwoordelijke vrijwaart Verwerker voor boetes en/of dwangsommen van of namens de AP en/of andere bevoegde autoriteiten die aan Verwerker worden opgelegd en waarbij vast is komen te staan dat deze zijn toe te schrijven aan overtredingen van de geldende privacywetgeving door Verantwoordelijke. Om een beroep te kunnen doen op deze vrijwaring is Verwerker gehouden om:
(i) Verantwoordelijke terstond op de hoogte te brengen van enig onderzoek of andere aanleiding die zou kunnen leiden tot een voornemen van een
toezichthouder tot het opleggen van een boete of last onder dwangsom,
(ii) in samenspraak met Verantwoordelijke te handelen en te communiceren richting de autoriteit en
(iii) tegen opgelegde boetes in bezwaar en/of beroep te gaan indien Verantwoordelijke daar redelijkerwijs aanleiding voor is.
12.1 Deze Verwerkersovereenkomst treedt in werking op de datum van ondertekening en eindigt van rechtswege bij beëindiging van de Overeenkomst. Verplichtingen met een duurkarakter blijven tussen partijen in stand, zoals de geheimhoudingsverplichting uit artikel 4 van de Verwerkersovereenkomst.
12.2 Verwerker zal bij beëindiging van de Overeenkomst op verzoek van Verantwoordelijke en tegen vergoeding van de redelijke kosten de Persoonsgegevens in een gangbaar formaat ter beschikking stellen aan Verantwoordelijke of aan een door Verantwoordelijke aangewezen Derde.
12.3 Verwerker zal na overdracht van de Persoonsgegevens aan Verantwoordelijke de nog aanwezige Persoonsgegevens vernietigen, tenzij een langere opslag wettelijk verplicht is. Verwerker zal tevens zorgdragen voor vernietiging van de Persoonsgegevens bij de SubVerwerkers.
13.1 Bij wijzigingen in de Diensten, regelgeving of andere relevante omstandigheden die van invloed zijn op de verwerking van de Persoonsgegevens, zullen Partijen in overleg treden over een eventueel benodigde wijziging van de Verwerkersovereenkomst. De wijzigingen in de tekst van deze Verwerkersovereenkomst kunnen uitsluitend schriftelijk door de bevoegde vertegenwoordigers van Partijen worden overeengekomen.
13.2 Wijzigingen in de Bijlagen kunnen door Partijen op ieder moment schriftelijk worden gedaan onder vermelding van het versienummer en de datum van ingang van de nieuwe versie.
14.1 Op deze Verwerkersovereenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
14.2 Alle geschillen die ontstaan naar aanleiding van deze Verwerkersovereenkomst worden beslecht op dezelfde wijze als opgenomen in de Overeenkomst.
Partners
Copyright 2024 ClassICT Alle Rechten Voorbehouden.
